整理了几款我自己用过、或者身边同事和朋友在用的或者推荐的免费办公室文档管理软件，包括：简道云、Notion、飞书文档、OnlyOffice、腾讯文档、石墨文档、钉钉文档、Nextcloud。
从功能，应用场景，适合的团队类型去详细给大家介绍下，大家可以根据自己的需求，选择适合自己的工具，当然如果各位有更好的工具也欢迎一起分享，希望对大家有帮助。
1. 简道云 ：可视化、自动化、还能表单+流程管理
你可以把它理解成“Excel + 数据库 + 表单 + 工作流”的综合体，而且操作起来比Excel简单多了！
优点：
- 自定义灵活：你可以像搭积木一样搭建“文档管理系统”，比如上传资料、归档合同、设定审批流程、权限管理等。
- 自动化流程：比如上传了某个合同，系统自动发通知给上级审批，审批完再归档。这些流程你都可以自己拖拖拽拽设置。
- 权限清晰：谁能看、谁能改、谁能审批，设置得很细致。
- 多人协作+版本记录：不用担心谁改了什么，系统自动记录每次操作。
免费额度：
- 免费版用户可以创建应用和工作表，适合小团队（比如 10人以内）日常使用。
- 数据量不大时基本够用，升级版适合数据量大的公司。
适合谁：
- 重视流程+权限控制的团队
- 需要收集资料（比如员工上传文档、客户提交表单）的团队
- 需要自己定制流程和表单的管理岗、小老板
举个实际使用的例子——
比如你是一个行政，负责公司所有合同文档管理。你可以在简道云里做一个“合同资料库”应用：
- 部门负责人上传合同 → 系统通知你审查 → 审查后进入“已归档”状态
- 合同到期30天自动提醒你续签
- 财务部只看到财务合同，HR只看到人事资料
这玩意儿真比Excel靠谱太多了！
2. Notion：写文档+管理项目+知识库
像一个超级文档本，能写、能排版、能插表格、还能做数据库。它的自由度超高。
比如你可以建一个“项目管理系统”，把每个项目作为一个页面，里面包含项目背景、任务分工、会议纪要、文件链接……
每周开会前拉出来一看，谁干了啥一目了然。 还能用来做“公司内部手册”或“员工入职指南”，新员工一看就懂，省了你反复解释。
优点：
- 多功能集成：写文档、任务清单、项目看板、数据库，全能。
- 界面清爽：比传统文档更有“内容管理”的味道，很适合做知识库。
- 嵌套功能强：你可以在一个页面里插入另一个页面，还能引用内容，做链接导航。
- 多人实时协作：几个人一起编辑、评论、分工，很方便。
免费额度：
- 免费版已经非常够用，小团队（5人以内）毫无压力。
- 有付费版，但多数团队不需要。
适合谁：
- 创业团队
- 内容创作者
- 做内部知识库、项目文档的人
3. 飞书文档：文档+即时沟通
字节跳动家的办公平台，集文档、表格、表单、协作聊天于一体。
最常见的用法就是，你写个“销售周报”，分享给领导，领导直接在文档上评论某个数据，@你提问，你收到飞书提醒，点进去就能改，完全不需要跳来跳去。
优点：
- 文档和聊天融合：你写文档，别人评论，你在飞书上直接收到消息，点进去就能回复。
- 思维笔记/多种格式支持：支持Markdown、脑图、演示PPT等，展示方式丰富。
- AI助手功能很贴心：比如自动生成会议纪要（真的挺准的）。
免费额度：
- 免费版功能就挺全，小团队完全够用。
- 企业版需要申请，但也不贵。
适合谁：
- 对沟通效率有要求的团队
- 日常会议多、协作文档多的公司
4. 腾讯文档：轻便好用，适合文件快速协作
QQ和微信家族的文档协作工具，最大的优势是“上手快”。
比如老板临时要你拉一个“年会节目清单”，直接建一个腾讯表格，一人一行填写，五分钟搞定，比微信群里你一句我一句有效多了！
优点：
- 免注册使用：分享链接给别人，点开就能用。
- 支持多人同时编辑：表格、文档都支持，适合临时汇总、做计划。
- 聊天工具集成好：微信里直接用，文件自动同步。
免费额度：
- 免费不限人数，不限使用时间。
- 有微信生态的背书，接入非常自然。
适合谁：
- 轻量级使用场景，比如项目汇报、临时文件共享
- 微信工作群为主的公司/团队
5. 石墨文档：国产在线协作文档的“老兵”
最早一批国产在线文档协作工具，主打轻量、实用。
优点：
- 和Office风格接近：Word用户迁移过来基本没有门槛。
- 版本历史记录详细：改了啥、谁改的，一目了然。
- 权限控制灵活：分享可查看/可编辑/可评论
免费额度：
- 免费版支持基本编辑、协作、分享
- 部分高级功能需付费，比如更大的存储空间
适合谁：
- 对排版比较讲究的用户
- 需要多人审阅、审批文档的公司
6. OnlyOffice：想要“类Office体验”的开源神器
这玩意儿就是你在用的Office Word/Excel/PPT的“网页版+开源版”。
优点：
- 和Office兼容性强：Word、Excel打开不走样。
- 本地部署支持：适合对数据安全敏感的公司。
- 多人同时编辑、评论：协作功能齐全。
免费额度：
- 开源版免费（可自己部署）
- 云服务部分有试用限制
适合谁：
- 技术团队
- 企业内网部署文档系统的需求
7. 钉钉文档：整合钉钉生态，适合用钉钉办公的公司
阿里家的产品，深度整合钉钉，文档-审批-考勤-通知一条龙。
优点：
- 深度打通办公流程：比如文档里设置审批流程、钉钉群发提醒。
- 权限控制细致：企业内部控制文档流转更放心。
- 表格、文档、知识库集成：一站式办公平台。
免费额度：
- 普通企业用户免费
- 超大组织可以升级钉钉专业版
适合谁：
- 已经在用钉钉办公的企业
- 有流程审批、会议纪要需求的单位
最后总结一下，不同团队应该怎么选择这些工具
