最近接连出了两次问题。
- 一次是生产线上突然发现某种关键原料没了，紧急找采购打电话催，结果耽误了整整一天的交期；
- 另一次更离谱，仓库说库存还有20件，结果现场只找到了5件，直接被客户投诉了个底朝天。
这时候我就问自己一个问题： “我们每天都有录出入库，为什么还会缺料？”
答案其实很简单——我们只是在“记录”，但没在“预警”。
库存管理不是把数据填到表格里就完了，而是要在出问题之前提醒你！你才有时间去反应、去补救、去安排。
所以，我就自己动手搞一套自动化库存预警系统。今天这篇文章，我就来手把手跟你讲清楚：
- 库存预警系统系统怎么搭？
- 哪些是关键功能？
- 哪些坑必须绕过？
如果你也正被库存误差、物料短缺、报表滞后这些问题困扰，不妨往下看，也许能给你一点启发。
一、先说痛点：库存为什么会出问题？
我们先别急着上系统，先搞清楚“为啥出问题”——这比怎么解决问题还重要。
总结下来，中小工厂库存预警做不好，往往有这几个坑：
- 靠人脑记忆：还在靠仓管脑子记着哪种料差不多没了，万一请假、走神，直接出事。
- 表格不实时：Excel里写着还有100件，但实际已经发走70件，数据根本没更新。
- 没有预警线：很多人根本没设“最低安全库存”，没一个临界点，就不知道啥时候该补货。
- 提醒不及时：就算设了阈值，也没人盯着看表格。没“自动提醒”，等于没提醒。
那解决方案也很清晰了：我们要搞一个自动化系统，能帮我们做到这三件事：
- 实时掌握库存
- 到达预警线能自动通知
- 数据一目了然，老板、采购、仓管都能看得懂
二、如何快速搭建库存预警系统？
第一步：搭建“产品档案表”——建立产品身份证
这是整个系统的底座，用来储存每个产品的基础信息。
操作步骤：
- 新建一个应用 → 添加一个数据表 → 命名为“产品档案”
- 添加字段： 产品编码（文本，设置为唯一） 产品名称（文本） 单位（下拉框，如个、件、米、kg） 最低安全库存（数字） 建议补货数量（数字） 当前库存（计算字段，可以初期手动输入，也可以后期由出入库计算） 是否启用预警（单选框：是/否）
小提示：
- 前期库存数据可以手动输入，后期再接入“库存变动记录”自动计算。
第二步：搭建“库存变动记录表”——记录入库出库的流水账
这是整个系统的“动态心脏”，用于实时记录库存变动。
操作步骤：
- 添加一个新表 → 命名为“库存变动记录”
- 添加字段： 操作日期（日期时间） 操作类型（单选框：入库 / 出库） 物料编码（关联字段，关联“物料档案表”） 数量（数字） 操作人（文本或选择框） 用途或备注（多行文本）
实现动态库存：
你可以在添加一个“计算字段”：
当前库存 = 所有关联入库数量之和 - 所有关联出库数量之和
简道云支持“关联汇总”功能，很适合这种库存场景。
第三步：添加“库存预警规则”逻辑——设置什么情况该触发预警
我们需要设定一个条件，只要满足就标记为“需要提醒”。
操作方式有两种：
方法1：新增字段
字段名：是否低于安全库存（计算字段）
如果 当前库存 <= 最低安全库存 且 是否启用预警 = 是，则显示“是”，否则显示“否”
这样，系统就知道哪些物料“处于预警状态”。
方法2：用“自动流程”定时查表并触发通知（见下一步）
第四步：建立自动提醒流程——一旦触发就推消息
简道云支持“自动流程”，我们可以设置定时触发器+条件+提醒动作。
操作步骤：
- 进入流程 → 新建流程 → 命名为“库存预警自动通知”
- 添加触发器： 触发方式：定时触发（如每天早上8点） 查询数据源：“物料档案表” 筛选条件：是否低于安全库存 = 是
- 添加操作节点： 向指定人员发送消息（微信企业号、钉钉、飞书、短信、邮件都可以） 消息内容模板：
第五步：可视化看板——让老板一眼看到库存风险
如果你想提升视觉效果，还可以用简道云的“仪表盘/报表”功能搭一个库存大屏。
常见视图模块：
- 柱状图：各类物料库存总览
- 红色标记清单：当前低于最低库存的物料列表
- 表格：可以筛选哪些物料过去7天连续下降
第六步：测试与优化
上线前一定要“假装跑一次”：
- 手动出入库，看看库存是否联动更新
- 修改库存低于阈值，检查是否按时推送提醒
- 多人同时操作，看系统是否卡顿或漏提醒
- 加权限控制，谁能看库存、谁能操作变动，要分清
三、搭建系统时哪些坑必须绕过？
这个系统虽然简单实用，但中间也踩过不少坑。分享出来给你避坑用：
1. 只靠人工录数据，结果不准
一开始我没强制每次都填变动记录，结果库存始终对不上。后来设了“出入库不填不能提交”，数据才慢慢准确起来。
2. 提醒太多，用户反感
不要一有变化就提醒！建议：每天统一推一次，或只提醒“关键物料”，不然员工会直接屏蔽消息。
3. 没有分层规则，全部报警，根本处理不过来
后来我加了物料优先级：
- A类物料提前7天提醒
- B类物料正常阈值提醒
- C类物料库存为0才提醒
4. 表格太杂，界面混乱
开始我所有数据都放在一张表里，后面拆成“实时库存查询”、“库存预警查询”、“库存期初期末查询”三张表，逻辑清晰多了。
5. 仓库习惯跟不上
很多老仓管习惯手工账，系统再好也用不起来。所以我带他们用一周，现场边操作边讲解，结果他们后来主动要求加“扫码入库”功能，效果立竿见影。
总结
说实话，我原本也没想着做多复杂的系统，就是想解决“库存到底还有多少”“缺料能不能早点知道”这两个最基本的问题。
结果两个小时搭出来这套自动化库存预警系统后，效果远超预期——仓库用得顺，采购反应快，生产安排更稳了，老板也点头说“你这套，比外面几万块买的系统还管用”。
其实你也能做到，关键不是你会不会写代码，而是你有没有认真去想：
“我们到底在管理什么？”
只要你知道自己的痛点，工具只是手段，用表格也好、用简道云也罢，核心是你得让系统为你“提前发现问题”，而不是“事后填坑”。
所以我分享这篇文章，不是为了炫技术，也不是说这套系统有多高级，而是想告诉你一句话：
现在不是“能不能做系统”的问题，而是“你还打算靠表格撑多久”的问题。
如果你也正面临着库存混乱、数据滞后、缺料频发的问题，不妨就从今天开始，花两个小时，给你的仓库搭一个“会说话”的系统。
