大家有没有遇到过这种场景？
- 刚接了个急单，一查库存：缺料！
- 客户催着要货，你只能眼睁睁地说：“不好意思，备货不足”；
- 老板皱着眉头骂：“不是说库存很足吗？为啥真要用的时候没货？”
又或者另一边：
- 仓库堆得像个小山，货压得死死的，动都动不了；
- 每个月几万的仓储费，结果还被客户投诉发货慢；
- 财务一看表：存货价值惊人，现金流紧张。
你可能会想： “库存到底该多还是该少？我到底怎么知道哪天该补货，哪天别瞎进？”
答案其实就五个字：
——库存预警机制！它不是某个软件的“高级功能”，也不是财务部的专属工具，而是一套贯穿采购、销售、仓储、供应链管理的“提前量控制逻辑”。
今天我们就好好聊聊库存预警机制！
一、库存预警到底是什么？
用最简单的话说：
库存预警，就是当库存过多或过少时，系统能提前“发出信号”，提醒你及时补货、停采、处理异常。
有点像是“汽车仪表盘”上的油量灯：
- 油快没了会亮黄灯，你该加油；
- 油太多也得控制，不然泄漏风险高。
库存预警也是一样：
- 提醒你“快缺货了”，要补；
- 也提醒你“太多压仓了”，得停。
说白了，它就是一套“让你不靠拍脑袋、提前知道库存风险”的机制。
二、没有库存预警机制，会发生什么？
简单举几个典型场景你就明白了：
1. 断货风险
销售说客户催得急，结果一查仓库没货，供应商还要两周发货，眼睁睁错失订单。
损失的不只是订单，还有客户信任。
2. 高库存风险
计划拍脑袋进货，“宁可多点也别缺”，一堆货压在仓里不动。
结果是仓库空间吃紧，现金流周转困难，还得天天盘点库存保质期。
3. 无法追踪异常
库存突然暴跌、暴涨，你根本不知道哪一环出了问题。
是不是漏扫？是不是系统没同步？是采购失误？没人说得清。
而有库存预警机制呢？
提前一周提醒你“安全库存要见底了”； 一旦某个SKU暴涨，立刻提示你“异常出库”； 系统一拉表格，你能立刻看到“哪类物料快要积压”。
三、库存预警机制是怎么工作的？
别被“机制”两个字吓住，本质上它是靠一套数据规则+流程设置+人机联动在运作。
常见做法包括以下几个关键点：
1. 设置“安全库存”
就是设定每种物料/商品的最低库存线：
- 一旦低于这个数，系统报警；
- 多数系统可以设置“库存下限”、“补货触发点”；
- 有些还能设置“库存上限”避免过度采购。
举个例子：
某款商品的日均销量是20件，供货周期是3天，安全库存可能就是：
安全库存 = 日均销量 × 供货周期 + 安全系数 = 20 × 3 + 20 = 80（件）
系统一发现你低于80件，就提示你该补货了。
2. 联动采购计划
预警不只是“红灯一闪”，还得配合后续动作：
- 系统能自动生成请购单或采购建议；
- 提前通知采购员准备订货；
- 高级点的还能直接对接供应商平台，发出自动补货指令。
3. 区分类别、等级预警
不是所有商品都一样，有些必须精细管理：
- A类高价值、快进快出物料：小波动就要警惕；
- B类常规物料：设宽一点的警戒线；
- C类低频慢销品：允许一定程度积压，但也要有提醒机制。
你也可以做ABC分类，然后设不同的预警策略：
- A类每日监控；
- B类每周检查；
- C类每月滚动。
4. 异常变动报警
除了库存临界值预警，还要监控“异常波动”：
- 某天突然出库暴增；
- 某物料连续7天未动；
- 某仓库某区域货物堆积异常。
这些都可以通过系统自动分析，然后触发报警或邮件提醒。
四、高周转企业为什么更离不开库存预警？
所谓“高周转”，说白了就是“库存动得快、频率高、变动急”。
这类企业典型特征是：
- SKU多、动销频；
- 采购频繁，销售波动大；
- 供货周期短，库存周转要求高；
- 客户对交付稳定性要求极高。
在这种环境下，如果没有预警机制：
- 一缺货就是致命；
- 一爆仓就是连锁反应；
- 一失误就是客户投诉、销售流失。
可以说：
没有库存预警机制，高周转企业连“活下来”都困难，更别谈效率和利润了。
五、如何用进销存系统设置库存预警机制？
很多公司听到“库存预警机制”这几个字就觉得很高级、很复杂，实际只要你用了哪怕最基础的进销存系统，其实就能设置库存预警，而且非常实用。我们一步步来讲：
1、新建或者进入已有的仪表盘，新建统计表，选择计算好的聚合表「库存实时统计」作为数据源：
2、图表类型选择透视表，并配置号透视表的维度与指标，如下图所示：
1）数据预警
使用右侧 数据预警 功能，对库存预警进行具体设置。设置了提醒时间、被提醒人和提醒方式后，当数据符合预警题提醒的条件时，即可按照设定的提醒时间和提醒方式向被提醒人发出消息提醒：
2）条件格式
设置了特殊数据格式之后会在页面上进行特殊标识便于区分：
如下图所示，对于低于安全库存的数据，可以用条件格式的颜色进行标识，便于库存管理员及时了解库存剩余情况：
最后总结一句话：
库存预警不是“高级玩法”，它是高周转企业活下去的“最低配置”。
如果你现在还靠人盯着表格、每天微信群里问“还剩多少货”，那你离出问题也不远了。
真正聪明的企业，早就把库存预警嵌进了系统里、流程里、机制里，让一切风险“未发先知”。
会控制库存的，不是仓库，是系统； 能靠机制预警的，才是现代化管理的开始！
