离职后的档案调档流程复杂？手把手教你快速办理

数字化时代下，离职后的档案调档流程仍然让很多人感到头疼。本文将详细解析离职后的档案调档流程，教你如何快速办理，避免繁琐和不必要的麻烦。

数字化管理系统的出现不仅提高了企业管理效率，也为个人档案的调档流程提供了便捷的解决方案。其中，简道云HRM人事管理系统以其高效、灵活的特点，成为众多企业的首选。了解更多，请点击简道云HRM人事管理系统模板在线试用：form.theabfonline.com 。

🚀 一、离职后的档案调档流程详解

离职后，如何处理个人档案是一个关键问题。工欲善其事，必先利其器。了解清楚档案调档流程的每一个环节，可以帮助你更高效地完成档案调档。

1. 档案调档流程概述

档案调档流程大致包括以下步骤：

确认档案存放位置：离职后，首先要确认档案当前存放的位置，可能是原单位的人事部门、人才市场或个人自己保存。
申请调档函：需要向接收档案的单位申请调档函，通常是新单位的人事部门或人才市场。
提交调档申请：将调档函提交给档案存放单位，并填写相关申请表格。
档案转出：档案存放单位会根据调档函的要求，将档案寄送至新的存放单位。
档案接收确认：新单位或人才市场收到档案后，会进行接收确认，并通知申请人完成档案调档流程。

2. 确认档案存放位置的重要性

离职后，确认档案的存放位置是调档流程的第一步。不同的档案存放单位有不同的管理规定，了解档案存放位置可以帮助你更好地准备调档所需的材料和手续。

原单位人事部门：如果你的档案存放在原单位的人事部门，通常需要联系原单位的人事专员，了解调档的具体流程和所需材料。
人才市场：如果你的档案存放在人才市场，需要联系人才市场的工作人员，申请调档函并填写相关表格。
个人保存：如果你的档案由自己保存，需要确保档案的完整性和真实性，并根据接收单位的要求准备调档材料。

3. 申请调档函的注意事项

申请调档函是调档流程中的关键步骤。不同单位对调档函的要求可能不同，申请调档函时需要注意以下几点：

申请渠道：了解接收单位的申请渠道，通常可以通过线上系统或线下窗口进行申请。
申请材料：准备好申请调档函所需的材料，包括身份证明、离职证明、新单位接收证明等。
申请表格：填写调档函申请表格时，确保信息的准确性和完整性，避免因信息错误导致申请被拒。

4. 提交调档申请的流程

提交调档申请时，需要注意档案存放单位的具体要求。通常情况下，需要提交以下材料：

调档函：由接收单位出具的调档函是提交调档申请的必要材料。
申请表格：填写完整的调档申请表格，包括个人信息、档案存放信息、接收单位信息等。
身份证明：提供个人身份证明文件，包括身份证、离职证明、新单位接收证明等。

5. 档案转出的步骤

档案存放单位在接收到调档申请后，会按照调档函的要求，将档案转出。档案转出时需要注意以下几点：

档案打包：档案存放单位会将档案进行打包，并确保档案的完整性和保密性。
档案寄送：档案通常通过邮寄方式转送至接收单位，寄送过程中需要注意档案的安全性和追踪记录。
寄送通知：档案存放单位会通知申请人档案已寄出，并提供寄送信息和追踪号码。

6. 档案接收确认

档案接收单位在收到档案后，会进行接收确认。接收确认的具体流程包括：

档案检查：接收单位会检查档案的完整性和真实性，确保档案信息的准确性。
接收登记：接收单位会将档案信息进行登记，并通知申请人档案已接收完成。
接收通知：接收单位会向申请人发出接收通知，确认档案调档流程的完成。

📊 二、档案调档流程中的常见问题与解决方案

在档案调档过程中，常常会遇到一些问题，了解这些问题并掌握解决方案，可以帮助你更顺利地完成档案调档。

1. 档案存放位置不明确

很多人离职后并不清楚自己的档案存放在哪里，这会导致调档过程中的困扰。可以通过以下方式确认档案存放位置：

联系原单位人事部门：原单位的人事部门通常会有档案存放的记录，可以通过联系原单位确认档案存放位置。
查询人才市场：如果档案存放在人才市场，可以通过查询人才市场的档案管理系统确认档案存放位置。
个人档案记录：如果你自己保存了档案记录，可以通过查阅档案记录确认档案存放位置。

2. 调档函申请被拒

调档函申请被拒通常是因为申请材料不齐全或信息不准确。解决方案包括：

检查申请材料：确保申请材料齐全，包括身份证明、离职证明、新单位接收证明等。
核对申请信息：确保申请表格信息的准确性和完整性，避免因信息错误导致申请被拒。
联系接收单位：如果申请被拒，可以联系接收单位的工作人员，了解具体拒绝原因，并根据要求重新提交申请。

3. 档案寄送过程中丢失

档案寄送过程中丢失是调档过程中比较严重的问题。解决方案包括：

选择可靠的寄送方式：选择有追踪记录的寄送方式，确保档案寄送过程中的安全性。
保存寄送凭证：保存档案寄送的凭证和追踪号码，一旦档案丢失可以通过寄送凭证进行追踪。
联系寄送单位：如果档案丢失，可以联系寄送单位的工作人员，了解具体情况，并根据寄送单位的建议进行处理。

4. 档案接收确认延迟

档案接收确认延迟会导致调档流程的延长。解决方案包括：

提前联系接收单位：在档案寄送前，可以提前联系接收单位的工作人员，了解接收确认的具体流程和时间。
追踪档案寄送状态：通过寄送凭证和追踪号码，随时了解档案的寄送状态，确保档案及时收到。
及时跟进接收确认：在档案寄送后，可以及时跟进接收单位的接收确认，确保档案接收的及时性。

5. 使用简道云HRM系统优化档案调档流程

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📝 三、档案调档流程的案例分析

通过实际案例分析，可以更好地了解档案调档流程的具体操作和注意事项。

1. 案例一：离职后档案存放在原单位的人事部门

小王在离职后，发现自己的档案仍然存放在原单位的人事部门。她需要将档案调至新单位的人事部门。她的调档流程如下：

确认档案存放位置：小王通过联系原单位的人事部门，确认档案存放在原单位的人事部门。
申请调档函：小王向新单位的人事部门申请调档函，并准备好申请材料。
提交调档申请：小王将调档函和申请材料提交给原单位的人事部门，并填写调档申请表格。
档案转出：原单位的人事部门将档案打包，并通过邮寄方式转送至新单位的人事部门。
档案接收确认：新单位的人事部门收到档案后，进行接收确认，并通知小王档案调档流程完成。

2. 案例二：离职后档案存放在人才市场

小李在离职后，发现自己的档案存放在人才市场。他需要将档案调至新单位的人事部门。他的调档流程如下：

确认档案存放位置：小李通过查询人才市场的档案管理系统，确认档案存放在人才市场。
申请调档函：小李向新单位的人事部门申请调档函，并准备好申请材料。
提交调档申请：小李将调档函和申请材料提交给人才市场，并填写调档申请表格。
档案转出：人才市场将档案打包，并通过邮寄方式转送至新单位的人事部门。
档案接收确认：新单位的人事部门收到档案后，进行接收确认，并通知小李档案调档流程完成。

3. 案例三：离职后档案由个人保存

小张在离职后，自己保存了档案。他需要将档案调至新单位的人事部门。他的调档流程如下：

确认档案存放位置：小张通过查阅个人档案记录，确认档案由自己保存。
申请调档函：小张向新单位的人事部门申请调档函，并准备好申请材料。
提交调档申请：小张将调档函和申请材料提交给新单位的人事部门，并填写调档申请表格。
档案转出：小张将档案打包，并通过邮寄方式转送至新单位的人事部门。
档案接收确认：新单位的人事部门收到档案后，进行接收确认，并通知小张档案调档流程完成。

🏁 四、总结

离职后的档案调档流程看似复杂，但只要掌握了正确的方法和流程，就可以快速完成档案调档。本文详细解析了档案调档的每一个环节，并提供了实际案例分析，帮助你更好地理解和解决档案调档中的问题。

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参考文献：

《档案管理学》，李伟，2018年。
《现代人力资源管理》，张华，2020年。

本文相关FAQs

1. 离职后档案丢失了还能补办吗？应该怎么操作？

离职后发现档案丢失了，感觉像是晴天霹雳，档案可是个重要的东西，不仅关系到社保、公积金，还和退休金、转正定级等息息相关。那么，档案丢失了该怎么办？能补办吗？有没有大佬能分享一下操作流程？

你好，我之前也经历过类似的情况，心情我能理解，不过别慌，档案丢失是可以补办的。以下是我的经验分享，希望能帮到你。

首先，要确认档案确实丢失。这一步很关键，你需要联系之前的工作单位或者人事代理机构，确认档案是否真的遗失。如果确实找不到了，接下来就可以进行补办。

补办档案的流程一般如下：

联系原工作单位：首先要联系你之前的工作单位，特别是人事部门，说明档案丢失的情况，请他们帮忙开具一份档案丢失证明。
联系原籍人社局：带上档案丢失证明，回到你户籍所在地的人力资源和社会保障局（人社局），申请档案补办。一般情况下，人社局会提供一个补办档案的流程清单。
补齐材料：根据人社局提供的清单，逐项补齐材料。这些材料可能包括：个人简历、学历证明、劳动合同、离职证明、社保缴纳记录等。这些材料越齐全，补办档案的过程就会越顺利。
提交申请：将所有材料准备齐全后，按照要求提交给人社局。人社局会对这些材料进行审核，如果没有问题，他们会为你重新建立档案。
跟踪进度：档案补办不是一蹴而就的事，可能需要一定的时间。建议你定期跟进进度，确保补办工作顺利进行。

以上就是补办档案的大致流程。虽然过程有点繁琐，但只要按照步骤一步一步来，最终还是可以把档案补办好的。如果你在操作过程中遇到什么问题，欢迎随时来问，我会尽力帮忙。