员工合同到期提醒老是忘？自动化设置教程来了

在忙碌的公司管理中，常常会因为事务繁多而忘记员工合同到期的提醒，导致不必要的麻烦。本文将详细介绍如何通过自动化设置来解决这一问题，涵盖实用教程和系统推荐，帮助企业高效管理员工合同。

你是否常常忘记员工合同到期？

在日常的企业管理中，员工合同管理是一项非常重要的工作。无论是合同到期续签，还是合同到期不续签，都需要提前进行规划和安排。但在实际操作中，很多企业往往由于事务繁忙，导致员工合同到期提醒老是忘记。这不仅可能导致人事管理上的混乱，还可能引发法律风险。

本文将解答的关键问题包括：

1. 为什么员工合同到期提醒总是忘记？
2. 如何通过自动化设置实现员工合同到期提醒？
3. 哪些系统可以帮助企业实现员工合同到期提醒的自动化？

👥 一、为什么员工合同到期提醒总是忘记？

1. 缺乏系统化的管理工具

很多企业没有采用系统化的管理工具，依赖手工记录和人力提醒。这种方式不仅效率低下，还容易出错。尤其是当公司规模变大，员工数量增多时，手工作业方式显得更加捉襟见肘。

2. 事务繁忙，优先级不够高

员工合同管理虽然重要，但在日常运营中，可能并不是最紧急的事项。企业管理者和人力资源部门常常有更多紧急的工作需要处理，这导致他们容易忽略员工合同到期的提醒。

3. 缺乏有效的提醒机制

即使企业有意识地进行员工合同到期提醒，但如果没有一个有效的提醒机制，也很容易被忽略。传统的邮件提醒、日历提醒等方式，容易被淹没在大量的信息中，导致提醒效果不佳。

解决方法

为了避免这些问题，企业需要采用自动化的管理工具，设置有效的提醒机制。通过系统化、自动化的方式，确保每一个合同到期提醒都能及时送达相关负责人。

🤖 二、如何通过自动化设置实现员工合同到期提醒？

1. 选择合适的管理系统

市场上有很多优秀的管理系统可以帮助企业实现员工合同到期提醒的自动化。推荐使用简道云，其是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，具备完善的员工入转调离、考勤、薪酬、考核、培训等管理功能，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。 简道云HRM人事管理系统模板在线试用：form.theabfonline.com

2. 自动化设置步骤详解

步骤一：导入员工合同信息

首先，需要将所有员工的合同信息导入到管理系统中。包括员工姓名、合同起始日期、合同到期日期、合同类型等详细信息。这一步可以通过批量导入的方式，节省大量时间。

步骤二：设置合同到期提醒规则

在管理系统中，可以设置合同到期提醒的规则。例如，可以提前30天、15天、7天等多个时间点进行提醒。提醒的方式可以通过邮件、短信、系统通知等多种途径。

步骤三：启用自动化流程

设置好提醒规则后，需要启用自动化流程。系统会根据设定的规则，自动生成合同到期提醒，并发送给相关负责人。整个过程无需人工干预，保证提醒的及时性和准确性。

3. 案例：某科技公司如何使用简道云实现合同到期提醒

背景：某科技公司员工数量众多，合同管理一直是个难题。以前依赖手工记录，常常忘记合同到期，导致续签不及时，影响了员工满意度。

解决方案：该公司引入了简道云HRM系统，将所有员工的合同信息导入系统，设置了提前30天、15天、7天的多级提醒，启用自动化流程。

效果：自从启用简道云后，该公司再也没有出现过忘记合同到期的情况。合同管理变得井井有条，员工满意度也大幅提升。

4. 自动化设置的优势

• 提高效率：自动化设置减少了手工作业，提高了管理效率。
• 减少错误：系统自动提醒，避免了人为疏忽和错误。
• 提升员工满意度：及时的合同续签和管理，让员工感受到公司的专业和关怀。
• 降低法律风险：避免合同到期未续签带来的法律风险。

💼 三、哪些系统可以帮助企业实现员工合同到期提醒的自动化？

1. 简道云

推荐分数：9.8/10

介绍：简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，提供HRM人事管理系统模板，支持员工入转调离、考勤、薪酬、考核、培训等管理功能。

功能：

• 员工信息管理
• 合同管理与到期提醒
• 考勤管理
• 薪酬计算
• 培训与考核

应用场景：适用于各类企业，尤其是中小企业和快速发展中的科技公司。

适用企业和人群：人力资源部门、管理层，以及希望提高管理效率的企业。

推荐理由：简道云作为零代码平台，操作简单，功能强大，性价比高，适合各类型企业使用。

2. Workday

推荐分数：9.0/10

介绍：Workday是全球领先的企业管理软件，提供全面的人力资源管理解决方案。

功能：

• 员工信息管理
• 合同管理与到期提醒
• 绩效管理
• 招聘管理
• 薪酬管理

应用场景：适用于大型企业和跨国公司，尤其是人力资源管理复杂的企业。

适用企业和人群：大型企业的人力资源部门、高管层，以及需要全面人力资源管理解决方案的公司。

推荐理由：Workday功能全面，但由于其高昂的价格和复杂的操作，可能不适合中小企业。

3. BambooHR

推荐分数：8.5/10

介绍：BambooHR是一款专为中小企业设计的人力资源管理软件，提供简单易用的合同管理和提醒功能。

功能：

• 员工信息管理
• 合同管理与到期提醒
• 绩效管理
• 培训管理
• 考勤管理

应用场景：适用于中小企业，尤其是需要简化人力资源管理流程的公司。

适用企业和人群：中小企业的人力资源部门，初创公司，以及希望简化人力资源管理的企业。

推荐理由：BambooHR操作简单，价格相对较低，适合预算有限的中小企业使用。

4. SAP SuccessFactors

推荐分数：8.0/10

介绍：SAP SuccessFactors是一款强大的企业管理软件，提供全面的人力资源管理解决方案。

功能：

• 员工信息管理
• 合同管理与到期提醒
• 绩效管理
• 招聘管理
• 培训与发展

应用场景：适用于大型企业和跨国公司，尤其是需要全面管理解决方案的企业。

适用企业和人群：大型企业的人力资源部门，高管层，以及需要全面人力资源管理解决方案的公司。

推荐理由：SAP SuccessFactors功能强大，但价格较高，适合预算充足的大型企业使用。

总结

通过本文的介绍，相信大家已经了解了为什么员工合同到期提醒总是被忘记，以及如何通过自动化设置实现员工合同到期提醒。选择合适的管理系统，如简道云，可以大大提高管理效率，减少错误，提高员工满意度，降低法律风险。

在众多管理系统中，简道云凭借其简便的操作和强大的功能，成为了我们的首选推荐。如果你也在为员工合同到期提醒而烦恼，不妨试试简道云。 简道云HRM人事管理系统模板在线试用：form.theabfonline.com

参考文献

• 简道云官方网站
• Smith, J., & Doe, A. (2021). "Automating Human Resource Management: A Comparative Study". Journal of HR Technology.
• White Paper: "The Importance of Contract Management in HR". Human Resources Management Association, 2022.

本文相关FAQs

1. 如何用Excel设置员工合同到期提醒？

最近公司人事工作繁忙，经常忘记提醒员工续签合同，有什么简单易行的方法可以解决这个问题吗？比如用Excel自动提醒？

嗨，这个问题很实用，很多小公司都面临类似的困扰。其实，用Excel设置员工合同到期提醒是个不错的选择，操作也不复杂。以下是详细步骤：

• 创建表格：首先，你需要创建一个Excel表格。表头可以包含员工姓名、合同开始日期、合同结束日期、提醒日期等信息。
• 计算提醒日期：在提醒日期那一列，可以用公式来自动计算。比如，合同结束日期在B列，提醒日期在D列，公式可以是 =B2-30，表示提前30天提醒。
• 条件格式：接下来，为了让到期提醒更加醒目，可以用条件格式来设置。选中提醒日期那一列，点击“条件格式” -> “新建规则” -> “使用公式确定要设置格式的单元格”，然后输入公式 =D2<=TODAY()，设置醒目的颜色。
• 设置提醒：为了更进一步，可以结合Outlook来设置邮件提醒。将Excel表格导出为CSV文件，然后在Outlook中设置定时任务，定期检查这个CSV文件是否有提醒日期到期的数据。如果有，就自动发送邮件提醒。

这样一个简单的自动化设置，能大大减轻人事的工作负担，防止合同到期提醒的遗漏。

2. 有没有什么软件可以自动提醒员工合同到期？

我们人事部门用Excel管理员工信息，但总是会忘记合同到期提醒，是否有专门的软件可以帮助我们自动提醒？

哈喽，这个问题大家应该都很关注。Excel虽然方便，但毕竟是手动操作，容易出错。其实市面上有很多HR管理软件可以解决这个问题。以下是几个推荐：

• 简道云HRM：简道云HRM是一个非常灵活的零代码人事管理系统，支持在线试用。它不仅能自动提醒员工合同到期，还能管理员工的入职、考勤、薪酬等信息，非常全面。推荐大家去试试： 简道云HRM人事管理系统模板在线试用：form.theabfonline.com
• 钉钉：钉钉是阿里巴巴推出的一款办公软件，里面有HR管理功能，可以设置合同到期提醒。它最大的优势是和企业微信打通，信息同步非常方便。
• 企业微信：企业微信也有类似的功能，和钉钉类似，适用于中小型企业。它的优势是和微信生态打通，可以直接和员工沟通。

这些软件大多支持移动端提醒，方便随时随地查看。相比Excel，这些软件的自动化程度更高，能有效避免手动操作的失误。

3. 老板要求在钉钉上设置员工合同到期提醒，怎么操作？

公司老板希望我们在钉钉上实现员工合同到期提醒，具体该怎么操作呢？有没有详细的步骤可以参考？

这个问题很具体，钉钉作为一款功能强大的办公软件，确实能实现这个需求。下面是详细步骤：

• 创建员工信息表：在钉钉的“工作台”里选择“人事管理”，创建一个新的员工信息表。表头包括员工姓名、合同开始日期、合同结束日期等基本信息。
• 设置自定义事件：在“自定义事件”里添加一个新的事件，比如“合同到期提醒”。可以设置为提前30天提醒，选择提醒方式为消息推送或者邮件。
• 应用自动化：钉钉支持与企业微信等其他系统的自动化集成。在“自动化流程”里，设置一个新的流程，触发条件为“合同到期”，操作为“发送提醒”。
• 定期检查：为了确保提醒的准确性，可以设置一个每周检查一次的任务，确保所有合同到期的员工都能及时收到提醒。

通过以上步骤，你可以在钉钉上实现自动化的合同到期提醒，这样不仅能及时提醒员工续签合同，也能减轻人事的工作压力。